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Ihre E-Mails in guten Händen
Ein Sicherheitsdienst muss vor allem vertrauenswürdig sein. Wir erklären Ihnen klar, wie wir mit Ihren E-Mails umgehen, wo sie liegen und was Sie selbst damit tun.
Vier Zusagen, die sich nicht ändern
Wir filtern Ihre E-Mails, um Sie zu schützen, und nur dafür. Das können Sie von uns erwarten.
Verschlüsselte Verbindungen
E-Mails werden mit TLS-Verschlüsselung empfangen und zugestellt, sofern der andere Server das unterstützt, und mit gültigen Zertifikaten.
Dashboard mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
Der Zugang zum Dashboard erfolgt mit Passwort und einem zweiten Verifizierungsschritt (2FA), damit niemand an Ihrer Stelle hineingelangt.
Niemand liest Ihre E-Mails
Die Nachrichten werden von einem automatischen System analysiert. Niemand aus dem Team liest sie, außer Sie bitten uns um Hilfe bei einer bestimmten Nachricht.
Keine Werbung
Wir nutzen Ihre E-Mails nicht für Werbung und verkaufen keine Daten an Dritte. Wir leben von unserer Gebühr, nicht von Ihren Informationen.
Welche Daten wir verarbeiten und wie lange
Wir wenden das Prinzip der Datenminimierung an: Wir speichern nur, was nötig ist, damit der Service funktioniert.
- E-Mails werden im Durchlauf analysiert und an Ihren Server zugestellt. Von sauberen Nachrichten speichern wir keine Kopie.
- Nur Nachrichten in der Quarantäne werden gespeichert, und zwar 14 Tage, damit Sie sie prüfen und die guten freigeben können. Danach werden sie gelöscht.
- Technische Protokolle: die minimalen Daten jeder Nachricht (Absender, Empfänger, Datum und getroffene Entscheidung) für die Nachverfolgung und die Sicherheit des Dienstes.
- Kontodaten: die der Personen, die das Dashboard nutzen, etwa Name und Anmelde-E-Mail.
Quarantäne mit Verfallsdatum
Zweifelhaftes wird 14 Tage für Sie aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.
Die Einhaltung der DSGVO gehört zum Service
Ihr Unternehmen bleibt für die Daten seiner E-Mails verantwortlich; wir sind sein Auftragsverarbeiter und halten das schriftlich fest.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Wir schließen mit Ihnen den von der DSGVO geforderten Vertrag: welche Daten wir verarbeiten, wofür, wie lange und mit welchen Sicherheitsmaßnahmen.
Nur für den vereinbarten Zweck
Wir verarbeiten die Daten ausschließlich, um Ihre E-Mails zu filtern und Ihren Weisungen zu folgen. Nichts weiter.
Sie bestimmen
Wenn Sie kein Kunde mehr sind, werden Ihre Daten gemäß Vertrag behandelt, und Sie können uns bitten, sie zu löschen.
Wo der Service läuft
PostCleaner läuft auf einem dedizierten Filterserver in einem Rechenzentrum von OVHcloud, einem europäischen Infrastrukturanbieter.
Dieser Server steht in Kanada. Das sagen wir ganz offen: Die Europäische Kommission hat für Kanada einen Angemessenheitsbeschluss gefasst. Das bedeutet, dass das dortige Datenschutzniveau als gleichwertig mit dem europäischen gilt und die Daten dort mit den Garantien der DSGVO verarbeitet werden dürfen.
Wenn Ihr Unternehmen für sein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mehr Details benötigt, geben wir sie Ihnen gern.
Dedizierter Filterserver
Anbieter: OVHcloud, europäisches Unternehmen. Standort: Kanada, mit Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
Backups und Kontinuität: E-Mails gehen nicht verloren
Wir sichern die Konfiguration des Dienstes und die nötigen Daten, damit alles schnell wieder läuft.
Und sollte der Filter einmal nicht verfügbar sein, versuchen legitime Mailserver die Zustellung eine Zeit lang erneut, sodass keine E-Mail verloren geht: Sie kommt an, sobald der Dienst wieder läuft.
Absender versuchen es erneut
So funktioniert E-Mail schon immer: Antwortet das Ziel nicht, versucht der Absender es später noch einmal.
Künstliche Intelligenz, nur wenn nötig und mit Ankündigung
Wir bereiten eine Prüfung mit künstlicher Intelligenz vor, die bei wirklich zweifelhaften Nachrichten helfen soll. Sobald sie verfügbar ist, wird sie nur auf diese zweifelhafte E-Mail angewendet, nicht auf Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation.
Und es wird keine Überraschung geben: Wir nehmen es in den Vertrag auf und informieren Sie, bevor wir es aktivieren.
Transparenz vor allem
Keine Änderung in der Verarbeitung Ihrer Daten, ohne dass Sie es vorher erfahren.
Häufige Fragen zur Sicherheit
Kann jemand bei PostCleaner meine E-Mails lesen?
Nein. Die Analyse erfolgt automatisch. Nur wenn Sie uns um Hilfe bei einer bestimmten Nachricht bitten und uns die Erlaubnis geben, würden wir sie ansehen, um das Problem zu lösen.
Speichern Sie meine gesamten E-Mails?
Nein. Saubere Nachrichten werden an Ihren Server zugestellt und nicht aufbewahrt. Wir speichern nur die in der Quarantäne, 14 Tage lang, sowie die nötigen technischen Protokolle.
Kann ich den Auftragsverarbeitungsvertrag unterzeichnen?
Ja, er gehört zum Service. Fordern Sie ihn beim Abschluss an oder schreiben Sie uns, und wir senden ihn Ihnen zu.
Was passiert, wenn der Service ausfällt?
Legitime Mailserver versuchen den Versand eine Zeit lang erneut, sodass keine E-Mail verloren geht. Sie kommt an, sobald der Filter wieder verfügbar ist.
Möchten Sie eine Sicherheitsfrage klären?
Schreiben Sie uns, und wir antworten Ihnen persönlich. Auf Wunsch senden wir Ihnen auch den Auftragsverarbeitungsvertrag.
Sprechen Sie mit uns